Příběh IS DUNA ve stavebninách FORMEL

Vážení přátelé, rádi bychom založili novou rubriku nebo rovnou tradici v našem časopise. Chtěli bychom vám vždy přinést nejzajímavější případovou studii či chcete-li příběh zkušeností, očekávání a splnění cílů při implementace IS DUNA do firem a společností působících v různých oborech činnosti. Dnes, bychom Vám rádi vyprávěli příběh zavedení IS DUNA ve fi rmě stavebniny FORMEL.

Společnost stavebniny FORMEL provozuje ve svém areálu v Přerově moderní velkoobchod a maloobchod pro stavbu, dům i zahradu. Svým zákazníků nabízí taktéž poradenství a komplexní souvisejí služby, dovoz zakoupeného zboží speciální technikou, půjčovnu nářadí a lešení, přistavení kontejnerů či provedení řezacích prací apod.

V prodejně na ploše 800 m2 zákazníci najdou stavební materiál, řemeslnické potřeby a nářadí v širokém sortimentu. Nechybí zde ani široká nabídka spojovacího materiálů, zahrádkářských potřeb, sanitární keramiky a spousta dalšího zboží. Celková nabídka zboží obnáší cca 11 000 položek.

Rozhodnutí

Krédem společnosti, dle slov jednoho ze zakladatelů pana Jana Formela, je vyjít zákazníkovi maximálně vstříc a nabídnout produkty a služby na nejvyšší odborné úrovni. K úspěšnému plnění této strategie je však kromě nadšení a odhodlání nutná i podpora informačního systému.

Na základě těchto úvah dospěli ve FORMELU k jednoznačnému závěru „vyměnit“ stávající, sice zaběhnutý a osvědčený, ale již technologicky nedostačující software pracující v DOS prostředí.

K tomuto rozhodnutí přispěl význačnou měrou i rozvoj maloobchodního prodeje a stále rostoucí potřeba elektronické komunikace s dodavateli i odběrateli a fi nančními institucemi.

Jaké byly požadavky a očekávání

Potřebovali především, spolehlivý a výkonný nástroj pro podporu maloobchodního prodeje s návazností na objednávkový systém a fakturaci. Přehlednou skladovou evidenci, ze které je možné snadno a rychle čerpat informace o stavu zásob, rezervacích, prodejních cenách apod. Také mít možnost, jako v každém maloobchodě, nastavit v systému různé prodejní akce.

Proč uspěla DUNA?

Jedním z klíčových faktorů při výběru nového software byl i požadavek na „hladký“ a rychlý proces nasazení nového systému tak, aby co nejméně narušil chod prodejny. Společnost FORMEL měla již dlouholeté zkušenosti s předchozím systémem společnosti TILL CONSULT a.s. a dobré zkušenosti s jejich zákaznickou podporou.

Konečné rozhodnutí tedy bylo nasnadě a zvítězil obchodní a ekonomický software DUNA, který nabízí komplexní řešení pro prodej, skladový a objednávkový systém, fakturaci, vedení účetních agend a zpracování mezd. Hlavní důraz byl při výběru kladen na modul KASA určený nejen pro maloobchodní prodej.

Zahájení stavby

Protože v prodejně určené od stavebníků, řemeslníků až po kutily a zahrádkáře je sezóna prakticky po celý rok, i když se občas trošku řídí i počasím, bylo celkem obtížné zvolit „nejvhodnější“ čas pro nasazení systému. Nakonec jsme se spolu s firmou Formel rozhodli pro ideální datum v roce a to přímo na Silvestra. Během 14 dní příprav bylo provedeno dvoufázové proškolení pracovníků obchodu a odbytu v prostorách školícího centra dodavatele. Během následujících dnů byla provedena analýza a převod dat a nakonec samotná instalace aplikace.

Vše proběhlo hladce, uživatelé již měli za sebou školení a tak nic nebránilo S Novým rokem, tedy už druhého ledna, přivítat zákazníky a začít prodávat v novém systému.

Jaké byly tedy první dojmy a zkušenosti

• Hlavním přínosem nového systému byl spokojený zákazník
• Pozitivem je snadná a rychlá obsluha
• Je k dispozici Přehled o stavu zásob, rezervacích a zboží na cestě
• Zákazník dostane přehlednou účtenku, vidí informaci o obdržené slevě
• Podrobný graf hodinového prodeje, dle kterého je možné např. nastavit prodejní akce typu „šťastná hodinka“

DUNA je milá a přizpůsobivá

Propracovaný systém uživatelských přístupů a práv umožnil nastavit a přizpůsobit systém téměř na míru jednotlivým zaměstnancům fi rmy a jejich potřebám. Každý má povolené právě ty agendy, sklady či kasy, které potřebuje ke své práci, vidí „svoje doklady “ a není obtěžován tím, co nepotřebuje. Také si každý mohl přizpůsobit vzhled formulářů, velikost „oken“ a důležitost údajů.

Druhá etapa výstavby

Jak již bylo napsáno, společnost neustále rozšiřuje svoji nabídku sortimentu a služeb a klade důraz na spokojenost zákazníka a jeho rychlou obsluhu. Logickým pokračováním při nasazení systému bylo zavedení technologie čárových kódů pro celý sortiment, s cílem usnadnit naskladnění a především prodej pomocí čteček čárových kódů. Dalším krokem bylo rozšíření o modul mobilního skladníka a obchodníka, díky kterému lze kdekoliv v terénu snadno pořídit doklad … tj. příjemku nebo prodejku pro zákazníka.

Současnost aneb informace jedním klikem

„Jak hodnotíme přínos IS DUNA pro naše podnikání“ se zamýšlí paní Petra Formelová: „Uvedu jeden příklad za všechny. Klíčové informace získáváme dnes doslova řečeno jedním kliknutím. Díky infosystému a modulu „Monitor“ máme okamžitý přehled o vývoji tržeb, nákladovosti či ziskovosti jednotlivých položek, popř. skupin sortimentu v čase. K dispozici jsou okamžité a přehledné informace o pohledávkách, obratu odběratele, stavu jeho objednávek apod.“