Automatické generování dokladů aneb zálohové faktury z objednávek
Nedávno mne náš dlouholetý uživatel během hovoru zaujal myšlenkou, kdy jen tak mimoděk pronesl: „Kdo nemá e-shop nebo ho nebude mít, jako by nebyl“. Nutno dodat, že tento zákazník je pro nás velmi inspirující. Jen tak namátkou vzpomenu na další jeho myšlenku: „Bez slev nebo akcí dnes už nic neprodáme“. Ale o tom až příště.
Vraťme se k elektronickým obchodům nebo vlastně k přijatým objednávkám a zálohovým fakturám. Říkáte si, jak souvisí e-shop s objednávkami a zálohovými fakturami? Ti, co již tento druh obchodu a jeho napojení na ekonomický informační systém DUNA využívají, jistě tuší. Právě strmý narůst tohoto typu prodeje a napojení Duny na e-shopy přes modul Objednávky nás po určité době, hlavně podle poznatků z praxe našich klientů, „přinutil“ rozšířit automatické generování dokladů o možnost vystavení a zpracování zálohových faktur z této agendy. Než přistoupím k podrobnějšímu popisu vystavování zálohových faktur, dovolte krátké zastavení u objednávek. Udělejme si malou rekapitulaci:
Jaké máme cesty k pořízení objednávek do systému:
- Přihrávání z elektronických obchodů či jiných systémů
- Načtení z datových terminálů, tzv. objednávka pořízená v terénu
- Generování ze zapsaných nabídek vystavených
- Ruční zápis jako nový doklad či kopie již existujícího
Možnosti „vyřízení“ přijaté objednávky jsou pak:
- Automatické generování a tisk či odeslání přímo z objednávek:
- dodacích listů a výdejek do agendy Výdej ze skladu
- faktur vydaných do evidence Pohledávky
- zálohových faktur do evidence Zálohové faktury
- konečné faktury ze zálohové faktury
- Načtení objednávky jako zdrojového dokladu:
- do výdejek a to jedné nebo více současně
- do kasy tedy do prodeje za hotové
Co nám objednávky přináší:
- Okamžitý přehled o stavu vykrytí objednávek
- Plnění a termíny jednotlivých objednávek
- Grafické zobrazení stavu objednávek a termínů dodání
- Sledování zásob z hlediska objednaných položek a zboží na cestě
- Rezervaci zboží a optimalizaci stavu zásob
- Automatické sestavení či navržení objednávek na dodavatele dle objednaného zboží
- Postupné vykrývání objednávek, tj. otevřená objednávka
- Pořizování jak skladových, tak textových položek
Jak vlastně zálohová faktura z objednávky funguje?
Vytvoříte ji jedním kliknutím na ikonu na horní ovládací liště. Tímto způsobem můžete vystavovat zálohové faktury jak textové, tak se skladovými položkami. Objednávky, na něž byly zálohové faktury vystaveny, v seznamu snadno rozpoznáte, jsou oranžově zbarvené a obsahují číslo příslušné zálohové faktury.Z jedné objednávky máte možnost vystavit i více zálohových faktur.
A jak to bude dál?
Úhradu zálohové faktury si můžete ověřit přímo na konkrétní objednávce nebo zjistit hromadně, pomocí funkce „sledování zaplacení“. Při generování konečné faktury z objednávky, na nížbyla vystavena zálohová faktura, hlídá stav úhrady i systém a informuje ás o něm. Vystavená konečná faktura má na záložce zálohy připojeny platby buď z agendy Pokladna, Banka nebo Prijaté zálohy. Tato objednávka je pak vykryta a tzv. spárována i s konečnou fakturou a dodacím listem. Konečná faktura v sobě nese informaci o vystavené zálohové faktuře, objednávce a případně o dodacím listu.
Tolik stručný popis a teď nezbývá, než tuto novou funkci v nové verzi vyzkoušet.
