Proč a pro koho monitoring?
Název modulu MONITORING je odvozený od původního významu slova monitorovat = vyhodnocovat událostí, které se již vyskytly nebo se právě dějí. A to přesně lze očekávat od čtyř výkonných samostatných monitorů, které jsou součástmi EIS DUNA. Takže na otázku Proč a pro koho MONITORING? Lze jednoduše odpovědět:
monitor firmy
proto, abychom získali rychlý pohled na celkové fi nanční prostředky, které máme k dispozici a zjistili, jaký je v oblasti fi remních fi nancí očekávaný vývoj, jaká je struktura našich závazků a pohledávek, kdo jsou naši největší dlužníci a věřitelé, ... Nejvýznamnější údaje jsou napojené na interní INFOSYSTÉM, takže např. po kliknutí na číslo, zobrazující celkové pohledávky po splatnosti na 90 dnů, se nám otevírá formulář příslušné evidence s vybranými záznamy, které uvedené číslo tvoří. Monitor fi rmy poskytuje i další informace organizačního charakteru – výročí zaměstnanců, nesplněné úkoly apod. Z uvedeného si lze domyslet, že monitor fi rmy je navržen pro potřebu zejména majitelů fi rem a dalších vedoucích pracovníků. V poslední verzi EIS DUNA byla funkčnost monitoru fi rmy rozšířena: • u každé z pokladen a u každého z bankovních účtů lze zatrhnout parametr Nemonitorovat a vyloučit tak vybrané pokladny a bankovní účty ze sledovaného celkového přehledu fi nančních prostředků • nově vytvořený ekonomický číselník Závazky a pohledávky pro Monitor umožňuje zahrnout do očekávaného vývoje fi nančních prostředků i příjmy a výdaje, které z nejrůznějších důvodů nemají svůj záznam v pohledávkách nebo v závazcích, např. předpokládaná výše odvodu DPH nebo předpokládaná částka výplat mezd apod., avšak objemově jsou signifi kantní.
monitor dokladu
proto, abychom vytvořili v obchodním styku vždy jenom takový doklad (nabídka vystavená, objednávka přijatá, výdej ze skladu, faktura), kde dosahujeme požadované fi remní marže, ať již za celý doklad nebo za jednotlivé položky, pro zákazníka, který splňuje fi remní pravidla, týkající se nastaveného kreditu, popřípadě povolené výše neuhrazených pohledávek. Také proto, abychom si byli jisti, že požadavky tohoto zákazníka nevykrýváme zbožím již blokovaným pro jiné klienty. Monitor poskytuje i další doplňující informace o zákazníkovi a o aktuální skladové položce. Monitor dokladu poskytuje také inteligentní informace procesního typu, např. při vystavování dodacího listu pro klienta jsou zobrazena i čísla dalších nevyřízených objednávek, přijatých od tohoto klienta. Zcela původní záměr byl poskytnout Monitor dokladu obchodníkovi, který zpracovává objednávku nebo dodací list, ví, jaké marže má dosáhnout a má právo „za pochodu“ upravovat prodejní ceny. A z druhého konce, chceme-li vědět: Nezvýhodnil některý obchodník svého známého? Potom stejný nástroj výborně poslouží pro elementární kontrolu, kdy při zapnutém Monitoru dokladu, velmi rychle procházíme jednotlivé, již dříve vystavené doklady.
monitor odběratele/dodavatele
proto, abychom získali rychlý ekonomický pohled na fi rmu, jejíž zaměstnanec/ zástupce stojí před námi nebo kterého „máme na drátě“, případně se pro něj chystáme zpracovat nabídku, objednávku apod. Monitor okamžitě poskytuje na jednom místě informace typu: • jedná se o významného zákazníka z hlediska obratu • má-li vše dodané zboží uhrazeno • kdy s námi naposled obchodoval • pokud má přiřazený kredit, nepřekračuje jej • je již pro něj veškerý výdej zboží vyfakturován • nejsme náhodou ve skluzu s objednávkami pro něj • je v systému evidována nějaká důležitá korespondence • nevedeme si k němu nějaké interní poznámky A opět na řadu údajů lze získat detailnější pohled s využitím INFOSYSTÉMU, např. okamžitý přechod do Číselníku organizací, apod. Takže využití je vhodné pro pracovníky v obchodních útvarech, při zápisu objednávky, při vystavování faktury a stejně tak, z nejrůznějších důvodů pro majitele fi rem a vedoucí pracovníky.
monitor položky
pro analýzu prodeje podle jednotlivých skladových položek, ať již z hlediska objemu, tak z hlediska dosahovaných marží. Malá poznámka – marže ve všech případech vyčíslujeme jak v relativní hodnotě (%), tak v absolutní hodnotě (Kč). Takže pro koho je již jasné – zejména pro ty, kteří rozhodují o skladbě nabízeného zboží, případně pro ty, kdo tvoří prodejní ceny. Na rozdíl od přechozích tří monitorů, monitor položky pracuje i s archivními daty (počínaje od r. 2007). Vytvoření archívu je jednoduchá správcovská funkce, když jako vstup pro zápis do archívu postačují „zazipovaná“ data fi rmy z předcházejících let. Protože data vybraná monitorem položky mohou být obrovská, má tento monitor, ve srovnání s ostatními monitory, ještě další volbu navíc, a to export do Excelu. Excel poskytuje výkonné nástroje pro další analýzy.
Závěrem k článku už jenom pár technických poznámek:
- v přístupových právech lze každému jednotlivému uživateli povolit nebo zakázat použití každého dílčího monitoru
- monitory mají své konfi gurační nastavení v sekci Technické parametry
- monitory lze spustit i parametricky, kdy pro jednotlivá spuštění monitoru lze nastavit i jiné parametry, než jsou uložené v konfiguraci.
Toto krátké povídání si neklade za cíl plně dokumentovat možnosti, které nabízí MONITORING systémů DUNA. Mělo by Vás ale dovést k úvaze, zda některý z monitorů nebo více monitorů by mohly být prospěšné pro práci ve Vaší fi rmě.
Pro detailnější návod k MONITORINGU je nutné zalistovat v Uživatelské příručce.
