Monitoring

DUNA infosystém

Do předcházejících verzí systémů DUNA byla zařazena technická novinka, která umožňuje snadněji se pohybovat napříč jednotlivými agendami systému a efektivně zobrazovat navazující doklady a informace. Například kliknutím myši na IČ nebo názvu firmy v jakékoliv evidenci se okamžitě zobrazí karta tohoto obchodního partnera nebo doklady, týkající se této firmy, a to v libovolné evidenci, kterou si vyberete.

Podobně se zobrazují i navazující doklady. Typickým příkladem je Evidence vydaných faktur. Při dvojkliku myší na číslo dodacího listu nebo číslo objednávky v některé z faktur Vám program automaticky zobrazí daný doklad v příslušné evidenci.

Tato schopnost se nazývá INFOSYSTÉM a jejím rozpoznávacím znakem je použité modré písmo v polích formulářů, které signalizuje možnost odskoku do jiných agend systému.

DUNA monitoring dat

Databáze DUNA obsahují ohromné množství informací. Pro okamžitá manažerská obchodní rozhodnutí je důležité mít všechny potřebné informace k dispozici v co nejkratší době. Vytipovali jsme proto několik pohledů na uložená data, které z ohromného množství informací vyberou ty nejdůležitější a usnadní Vám tak práci s jejich vyhledáváním. Celou tuto oblast rychlého získávání informací jsme nazvali MONITORING DAT.

Nynější řešení považujeme za počáteční a předpokládáme, že ho budeme dále rozvíjet v souladu s nově definovanými potřebami klientů.

Součástí MONITORINGU DAT jsou tyto jednotlivé monitory:

• monitor firmy
• monitor dokladu
• monitor odběratele/dodavatele
• monitor položky

Všechny monitory mají tyto společné charakteristiky:

• zobrazují okamžitý stav
• jejich dostupnost závisí na nastavenínpřístupových práv (Agendy -> Servisní akce -> Správce -> Správa uživatelů -> záložka Systém)
• zobrazovaná data jsou napojena na Infosystém, tzn. kliknutím myši na modře uvedený text nebo číslo v kterémkoliv monitoru Vám program zobrazí detailnější informace (např. vybrané doklady, jejichž součet tvoří modře zobrazenou částku)

Monitor firmy

Monitor firmy zobrazuje vybraná kumulovaná ekonomická data Vaší firmy a některé neekonomické informace. Parametry pro zobrazování některých údajů si můžete sami nastavit (Nastavení -> Nastavení základní konfigurace -> Technické parametry -> záložka Monitoring dat). Monitor firmy spustíte kliknutím levým tlačítkem myši na ikonu monitoru s písmenem F (vpravo dole na systémové liště). Pravé tlačítko myši slouží pro parametrické spouštění.

Monitor firmy zobrazuje tyto údaje:

• přehled aktuálních firemních finančních prostředků na bankovních účtech a v pokladnách
• přehled Cashflow – v konfiguraci si nastavíte jednak interval mezi dny, pro které bude systém určovat předpokládaný stav finančních prostředků a jednak evidence, které chcete do Cashflow započítávat

• přehled neuhrazených závazků a neuhrazených pohledávek přehledně rozdělený podle data splatnosti
• pořadí odběratelů dle obratu – obrat se vyčísluje z pohledávek uhrazených i neuhrazených od začátku účetního období až do současnosti
• přehled největších dlužníků a věřitelů Vaší firmy
• okamžitý stav účtu DPH – v konfiguraci určíte, zda chcete DPH počítat měsíčně nebo za čtvrtletí
• přehled nevyřízených objednávek – v konfiguraci si nastavíte intervaly, ve kterých chcete nevyřízené objednávky sledovat
• narozeniny zaměstnanců - vycházejí z údajů v personalistice
• přehledu úkolů - vychází z nastavení jednotlivých úkolů v evidenci Úkoly

Monitor dokladů

výhradně ve třech evidencích, které souvisí s prodejními činnostmi, založenými na evidenci skladových položek – Evidence vydaných faktur, Výdej ze skladu a Evidence přijatých objednávek. Spouští se kliknutím levým tlačítkem myši na ikonu monitoru s písmenem D.

Monitor dokladu může být aktivní ihned po vstupu do firmy (Nastavení -> Nastavení základní konfigurace -> Technické parametry -> záložka Monitoring dat -> parametr Spustit monitor dokladu při startu firmy). Monitor dokladu je průběžně aktualizován s přepnutím formuláře, se změnou aktuálního dokladu, i změnou aktuálního řádku dokladu. Tuto vlastnost nemá žádný z ostatních monitorů.

Monitor dokladu se skládá ze tří částí:
Okno dokladu zobrazuje v hlavičce IČ a jméno zákazníka, číslo dokladu a zdrojovou evidenci.

V prvním sloupci jsou cenové údaje celého dokladu, včetně marže v absolutní hodnotě a v %. Ceny mohou být zobrazeny i v cizí měně, pokud si v konfiguračním nastavení nezatrhnete parametr Zobrazovat cenu dokladu vždy v Kč.

Ve druhém sloupci jsou zobrazené obdobné informace k aktuálnímu řádku dokladu.

Třetí sloupec je vyplněný pouze v případě, že je v aktuálním řádku více než 1 MJP a představuje tedy hodnoty přepočtené na 1 MJP.

Okno dokladu zobrazuje i případné poznámky k dokladu a k řádku dokladu.

Pokud uživatel nemá povoleno zobrazovat nákupní ceny, jsou některé hodnoty a všechny marže skryté.

Okno klienta poskytuje v prvním sloupci informace o kreditním účtu klienta bez započítaného aktuálního, neuloženého dokladu.

Ve druhém sloupci je průběžně přepočítáván kredit na hodnotu, která by odpovídala stavu, kdyby se rozpracovaný doklad uložil.

Třetí sloupec zobrazuje seznam všech nezpracovaných dokladů pro daného klienta procesně předcházejících aktuálně zobrazený doklad. Pokud monitorujeme vydanou fakturu, zobrazují se zde všechny nevyfakturované dodací listy. V případě monitorování dodacího listu se zobrazují nevyřízené přijaté objednávky.

V dolní části okna se zobrazují poznámky ke klientovi, zapsané v Číselníku organizací.

Okno položky je vyplněné, pokud stojíme na řádku obchodního dokladu. Informuje nás o aktuální zásobě, o objednávkách i o objednávkových kvótách položky z řádku dokladu.

Plné zobrazení množství ve všech evidovaných skladových jednotkách (MJP, MJN a MSJ = měrná srovnávací jednotka) můžete zúžit na zobrazení jediného sloupce MJP v nastavení konfigurace (Nastavení - Nastavení základní konfigurace -> Technické parametry -> záložka Monitoring dat -> parametr Zobrazovat pouze prodejní jednotku).

Ve spodní části okna se zobrazí poznámka ke skladové položce uvedená na skladové kartě.

Výjimečnost Monitoru dokladu spočívá v tom, že se dá s výhodou použít i při pořizování nových obchodních dokladů (faktur, dodacích listů a objednávek přijatých). Po zápisu každého nového řádku se aktualizují údaje jak v Okně dokladu (okamžitě vidíme dosahovanou marži jak za celý doklad, tak za aktuální řádek a můžeme případně ihned měnit cenu na řádku), tak v Okně klienta (v prostředním sloupci se přepočítává kredit na hodnotu, která by odpovídala stavu, kdyby se rozpracovaný doklad uložil; platilo by to samozřejmě pouze pro nově vydanou fakturu, ale stejný výpočet je zde použit i pro nově zadávaný dodací list a přijatou objednávku).

Monitor odběratele/dodavatele

Monitor odběratele/dodavatele zobrazuje část informací, které jsou v Číselníku organizací na záložce Obchod a další doplňující údaje. Spouští se kliknutím levým tlačítkem myši na ikonu monitoru s písmenem O.

Monitor odběratele/dodavatele zobrazuje údaje o obchodních partnerech pouze ve vybraných evidencích: Evidence přijatých faktur, Evidence vydaných faktur, Příjem do skladu, Výdej ze skladu, Agenda objednávky a Agenda nabídky poptávky.

Pokud spustíte monitor odběratele/dodavatele v jiné evidenci než ve výše uvedených, tak se Vám promítne informace o obchodním partnerovi, který nekoresponduje s aktuálním záznamem.

Monitor odběratele/dodavatele Vám zobrazí tyto informace:

• informace o datu nejnovějšího a nejstaršího dokladu v pohledávkách a závazcích, o použitelném kreditu, o celkové částce pohledávek nebo závazků, kolik bylo již uhrazeno a kolik zbývá uhradit
• přehled o dokladech daného obchodního partnera v bance a v pokladně
• informace ze skladové evidence
• informace z objednávek
• přehled došlé a odeslané pošty
• poznámku, kterou máme uloženou u obchodního partnera v Číselníku organizací

Monitor položky

Představuje poslední ze čtveřice nástrojů a je užitečný především pro obchodníky. Při spuštění monitoru položky (kliknutí levým tlačítkem myši na ikoně monitoru s písmenem P) z řádku obchodního dokladu se Vám zobrazí ucelená informace o tom, ve kterých dalších dokladech aktuální evidence daného obchodního partnera se položka nachází. Na monitoru položky sledujeme datum, číslo dokladu a údaje o cenách a marži. Ve spodní části monitoru jsou potom k dispozici souhrnné údaje za položku. Zobrazované období je od začátku účetního období do dnešního dne.

Monitor položky zobrazuje data pouze ve vybraných evidencích: Evidence vydaných faktur, Příjem do skladu, Výdej ze skladu, Agenda objednávky a Agenda nabídky poptávky.

Daleko širší možnosti zobrazování dat poskytuje parametrické spuštění Monitoru položky (kliknutím pravým tlačítkem myši na ikoně monitoru s písmenem P). Parametrické nastavení je vlastně zadávání různých výběrových kritérií, podle kterých potřebujete vybrat informace o položce z vybrané evidence.

Standardní zobrazení Monitoru položky Vám ukáže pouze jednu vybranou položku z jednoho skladu, která se nachází v dokladech jednoho obchodního partnera za určité období a ve vybrané evidenci. V dialogu, který se objeví po parametrickém spuštění Monitoru položky, můžeme výběrová kritéria rozšířit v mnoha směrech, což vede k jiné množině zobrazených položek.

Pole, ve kterých můžete upravovat výběrové údaje pro Monitor položky, jsou na obrázku označené hvězdičkou:

• výběr evidence
• úprava období (doklady od – do)
• výběr IČ a názvu odběratele -> pokud tyto údaje vymažeme, tak se zobrazí výskyt požadované položky u všech odběratelů
• parametr „Kumulovaně“ -> zatržením této volby se shodné položky sečtou při zobrazení do jednoho řádku
• volba „Příjem“ nebo „Výdej“ -> volíte, zda zobrazit položky v Monitoru položky z příjmu na sklad nebo výdaje ze skladu
• Řada -> můžete zvolit určitou řadu skladových karet, kterou chcete vybrat (řada označení skladových karet)
• Skupina -> můžete zvolit určitou skupinu položek, kterou chcete vybrat (skupina zboží a výkonů ve skladových kartách)
• Sklad -> volíte, ze kterého skladu chcete položky vybírat, pokud vymažete, bude se vybírat ze všech existujících skladů
• označení položky nebo název položky
• zadáte konkrétní označení/název -> zobrazí se informace pouze k dané položce
• ponecháte pouze část označení/názvu položky zleva, např. R 2013 -> zobrazí se všechny položky, jejichž název začíná na řetězec „R 2013“
• vymažete kompletně označení položky a název položky -> zobrazí se všechny položky, které odpovídají ostatním výběrovým kritériím (odběratel, skupina zboží, …)
• parametr „Skladová položka“ -> pokud zaškrtnete, budou se vybírat pouze skladové položky (tzn. zrušení parametru „Skladová položka“ umožňuje vybírat do monitoru textové řádky)

Jsme si jisti, že po krátkém testování sami objevíte, jakým způsobem můžete Monitor položky využívat pro Vaši potřebu.

Modul Monitoring dat je placená nadstavba systémů DUNA. V prvním období po instalaci systému DUNA, verze pro r. 2013 můžete všechny monitory používat. Po ukončení zkušebního období se rozhodnete, zda efektivně využijete pro svou práci některý z monitorů. Pokud ano, objednáte si rozšíření Vaší softwarové licence.