Ekonomické moduly

Pokladna, banka, řádky

Novinka v pokladně a bance – zápis více položek k jednomu dokladu

V podzimní verzi software DUNA najdete příjemnou novinku v bankovních výpisech a pokladních dokladech. Bude možné zapisovat k jednomu dokladu více položek. Představte si situaci, kdy vám dodavatel zaplatil na účet jednou částkou více faktur. V tomto případě jste museli při ručním zápisu zapsat každý variabilní symbol jako samostatný doklad, u automaticky přihraného výpisu bylo potřeba upravit variabilní symbol i přihranou částku a zbývající úhrady dopsat.

Způsoby práce v bankovních výpisech a pokladním deníku:

1. Zůstává k dispozici původní způsob zápisu – tj. v případě, že doklad obsahuje jen jednu položku a stačí tak zapsat údaje na záložku Doklad. V tomto případě se automaticky vytvoří jeden řádek na záložce Položky, který se zaúčtuje běžným způsobem. Spárovací údaje se zobrazí jak na hlavičce (záložka Doklad), tak v řádku (záložka Položky).
2. Při potřebě rozepsat jednu platbu např. na více variabilních symbolů se na hlavičce vyplňují jen společné údaje (datum zaplacení, druh dokladu, firma, příp. středisko, zakázka, aktivita) a jednotlivé variabilní symboly se zapisují na záložce Položky. K dispozici jsou podobně jako na záložce Doklad tlačítka s vyvoláním evidencí a vybírají se jednotlivé doklady k úhradě. Při uložení se do hlavičky doplní součet částek za jednotlivé položky a do variabilního symbolu se uvede označení SOUHRN. Takto lze např. zapisovat i úhrady, které jsou ponížené o bankovní poplatky, přičemž spárovat se musí původní hodnota faktury – platba se proto rozepíše na dva řádky: úhrada + poplatek (záporně). V detailu řádků jsou k dispozici kontace MD a D, kam lze přímo uvést odlišné účtování oproti použitému druhu dokladu.
3. Tento způsob zápisu bude zřejmě využíván nejvíce v pokladně. Jedná se o stejný princip jako je použitý při rozúčtovávání dokladů, kdy částku zapsanou do hlavičky dokladu, bude možné na záložce Položky ponižovat a přitom přidávat řádky např. s jinou zakázkou nebo aktivitou, ke které položka patří.

Pokladní deník bude mít dvoustupňové členění na položky a řádky

Vzhledem k tomu, že operace probíhající v pokladně jsousložitější kvůli DPH a také je potřeba často propojit nákup v hotovosti s příjemkou, případně načíst nákupy do přenesení daňové povinnosti, vznikly nově v pokladně dvě úrovně položek. První úroveň je shodná s principem v bance – např. jeden doklad obsahující platby více variabilních symbolů nebo souhrn účtenek stejného typu. Druhá úroveň znamená členění položek na jednotlivé zboží nebo služby s možností vazby na skladové příjemky. Pro přenesení daňové povinnosti to bude znamenat zjednodušení následné práce, protože už bude možné načíst přímo jednotlivé řádky ve struktuře, která je potřeba pro sestavení Výpisu dle § 92a.

Homebanking

Novinky v homebankingu

Společným jmenovatelem změn, které byly zapracovány do našich systémů, je snaha po snížení bankovních poplatků. V době finanční krize na ní totiž parazitují právě ti, kteří ji svou nezodpovědností způsobili, totiž bankovní ústavy.

Není se proto co divit, že cílem podnikatelů a firem je tyto poplatky co nejvíce snížit nebo pokud možno úplně odstranit. V tomto směru nás v poslední době v televizní reklamě nejvíc masírují zejména dvě banky - mBank a FIO banka. Je tedy samozřejmé, že právě tato dvě datová rozhraní jsme přidali do homebankingu pro načítání elektronických bankovních výpisů a vytváření příkazů k úhradě.

Formáty mBank (kód 6210) a FIO banky (kód 2010) vychází ze standardního ABO formátu a bylo tedy možno je s určitým omezením zpracovávat už v minulých verzích systému DUNA.

V případě načítání bankovních výpisů to bylo naprosto bez problémů, příkazy k úhradě některé pobočky braly, některé ne (scházel tam právě správný kód banky). Nyní můžou klienti těchto ústavů pracovat s daným formátem s veškerým komfortem.

Nevýhodou formátu ABO zůstává, že s jeho pomocí lze provádět pouze platby do tuzemska v českých korunách. To ovšem odpovídá původnímu zaměření obou zmiňovaných bank, které se orientují spíš na soukromé osoby, než na podnikatele.

Další úpravou, která se dotýká všech variant ABO formátu, je datum zaplacení. Zatímco dříve byly častější denní výpisy, bralo se datum zaplacení z hlavičky. Jelikož stále více firem přechází na výpisy za delší období (týdenní, měsíční), přebíráme nyní datum zaplacení z jednotlivých řádků. Nemělo by tedy již docházet k tomu, aby se do všech položek zapsalo datum zaplacení stejné. Samozřejmě předpokladem je, že jej Vaše banka u jednotlivých položek správně uvádí.

Provádíte-li platby do zahraničí, musíte zvolit jinou banku a jiný formát. V tomto případě se již bez poplatků neobejdete a jsou dost drsné. I když budete platit pouhý 1 dolar, banka Vám naúčtuje 250 Kč. Platí se navíc za každou položku. Naší snahou tedy je, aby se všechny položky pro daného dodavatele sečetly a klient platil poplatek pouze jedenkrát.

V nové verzi systému DUNA si před vytvářením souboru pro homebanking můžete vybrat, zda chcete každou platbu uvádět jako samostatnou položku (což je dosavadní způsob) nebo součtovat za firmu a měnu. V tomto případě bude mít výsledný soubor méně řádků. Jednoduše řečeno: 1 firma = 1 položka. Částka bude sečtena a seznam variabilních symbolů uveden v důvodu platby, avízu nebo zprávě pro příjemce (dle formátu banky).

Poslední úpravou je rozšíření opisu bankovního výpisu, který si můžete vytisknout po načtení přebíraného souboru. Řada uživatelů již nedostává tištěné výpisy a někteří dokonce tvrdí, že jim jejich banka ani neumožňuje stáhnout si je ve tvaru PDF (?!).

Vytištění z našeho programu je pro ně tedy jediná možnost, jak si výpis vůbec přečíst.

V dosavadním opisu scházely počáteční a konečné stavy účtů. Jelikož některé banky poskytují v rámci elektronického výpisu pouze obraty, nemohli jsme je obecně uvádět. Nyní jsme tedy přistoupili k tomu, že u těch bank, které v rámci datového rozhraní uvádí i hlavičkové údaje, budeme je rovněž přepisovat do tištěného bankovního výpisu. Týká se do formátu ABO (přípona GPC), formátu BEST (přípona OKM), MultiCash (přípona STA), Eltrans 2000 (přípona TXT), Citibanking CSV (přípona CSV) a formátu GE2 (přípona GPC).

Vlastní tisk bankovních výpisů ze systému DUNA tak může být dalším Vaším příspěvkem do boje proti nespravedlivým bankovním poplatkům.

DPH

Archív podaných přiznání

Od roku 2011 lze v software DUNA ukládat zpracované přiznání k DPH do Archívu podaných přiznání. Na základě uložených údajů je možné následně vytvářet opravná a dodatečná přiznání k již odevzdaným formulářům a také v posledním přiznání za kalendářní rok vypořádat krácený nárok na odpočet.

Řádné přiznání se tvoří za celý kalendářní měsíc nebo čtvrtletí s označením v dialogu před tiskem jako „řádné“. Lze uložit jen jedno za konkrétní období. Nové řádné přiznání za stejné období se dá uložit až po výmazu předchozího. Do řádného přiznání se zahrnují všechny doklady, které mají rozhodující datum v příslušném intervalu a typ dokladu určuje jejich zahrnutí do přiznání.

Opravné přiznání k řádnému je každé další přiznání za stejné období, pro které již existuje řádné přiznání, pokud nezvolíte volbu dodatečné. Opravných přiznání lze uložit libovolné množství a vždy se počítá celý aktuální stav nově.

Při volbě „dodatečné“ přiznání dochází k porovnání aktuálního stavu v programu s již uloženým řádným, případně posledním opravným přiznáním a všemi dodatečnými. Výsledný tisk formuláře obsahuje jen rozdílové hodnoty a vyplněný řádek č. 66 přiznání. Rozdílové hodnoty jsou tvořeny novými nebo opravenými doklady v konkrétním období. Opravné přiznání k dodatečnému může vzniknout také jako další za stejné období, pro které již dodatečné přiznání existuje. Opravných přiznání k dodatečnému lze uložit libovolné množství, vždy se porovnává celý aktuální stav s uloženým řádným nebo posledním opravným a všemi dodatečnými přiznáními.

Pracovní varianta přiznání (tj. bez označení Řádné x Opravné x Dodatečné) umožňuje tisk kontrolního přiznání za libovolné období … tj. i za období, které se neshoduje s kalendářním měsícem popř. čtvrtletím.

Zamykání evidenčních dokladů z hlediska DPH

Na základě vašich požadavků a potřeb jsme do programu zapracovali další způsob ochrany dat před neoprávněnou nebo neuvědomělou změnou, která mohla způsobit chybu v daňové povinnosti k DPH. Ok roku 2011 umožňujeme zamykat doklady již zahrnuté do přiznání DPH.

Pokud je zapnuto zamykání dokladů v Nastavení základní konfigurace volba Základní parametry a sazby, dojde po uložení přiznání DPH do Archívu k označení příslušných evidenčních dokladů zámkem a ty se stanou nepřístupné pro opravy, které by znamenaly změnu hodnot vstupujících do DPH. Do zamknutého období také není možné zapisovat nové doklady – kontrola při ukládání ověří podle typu, zda je to doklad spadající do DPH. Odemčení období lze provést pomocí ikony na horní liště obrazovky. V odemčeném období lze promítnout případné opravy, které se týkají např. dodatečného přiznání a toto období pak znovu zamknout.

Zamknuté období je v Archívu přiznání označeno červeným zámkem, odemčené období zeleným otevřeným zámkem.

MZDY

DUNA MZDY, připravovaná verze 2011.4

Blíží se uvolnění podzimní verze DUNA MZDY, která obsahuje novinky v přístupu k některým výstupům, tzn., že v řadě sestav, které se do nynějška z nabídky přímo vytiskly, předchází nejprve načtení do evidence s možností další editace a posléze i s následným tiskem. Tím přispíváme k větší variabilitě a komfortu při tisku sestav těchto nových evidencí:

• Potvrzení o zaměstnání – zápočtový list
• Žádost o vrácení daňového bonusu a Žádost o vrácení daňového bonusu z RZD
• Zdanitelný příjem
• Výkaz o pracovní neschopnosti Nem Úr 1-02
• Statistika práce 2-04
• Vyúčtování daně z příjmů vybírané srážkou

Další novinkou je tisk všech sestav obsahující osobní číslo, pořadí pracovního poměru, příjmení a jméno. Sestavy je od této verze možno volitelně tisknou setříděné dle osobního čísla a pořadí pracovního poměru anebo dle příjmení a jména. Vše je uživatelsky regulovatelné pomocí parametru v nastavení programu.

U všech evidencí v ovládacím panelu přibylo tlačítko přiřazené soubory, které umožňuje k dokumentu přidat libovolný soubor. Protože toto novum je třeba doprogramovat u každé evidence, považovali jsme za rozumné a potřebné umožnit komfort připojených souborů jen u všech stálých evidencí (personalistika, pracovní poměry, děti, školení, stálé srážky a příspěvky, stálé exekuce, nemocenské dávky a nepřítomnost v práci).

U evidencí, kde to mělo smysl, se uplatňuje info systém, což značí, že k některým údajům v evidenci se vyvolá odpovídající evidence, z níž byla položka konstruována (např. u hrubé mzdy ve mzdovém listu lze vyvolat evidenci mzdových záznamů a zkontrolovat původ hodnoty).

Poslední novinkou v programech DUNA je rozšíření možností uživatelského vzhledu formulářů na přehledové záložce Seznam ve všech evidencích s možností vytváření a tisku vlastních sestav. Tyto uživatelské sestavy zohledňují vlastní vzhled formuláře, do kterého je možné přidávat/odebírat sloupce, měnit jejich šířku, pořadí a třídění.

Přijaté faktury a jejich řádky

Ptáte se proč řádky v přijatých fakturách? Tady jsou naše čtyři nejlepší důvody:

• Rozúčtování dokladu – pokud provedeme rozúčtování (zadáním účtů MD,D) na konkrétním řádku, nikdy o něj při dalších přeúčtováních dokladu již nemůžeme přijít
• Jedna přijatá faktura rozepsaná na více středisek, zakázek či aktivit opět pomocí řádků
• Vazba či spárování se skladovou příjemkou či vystavenou objednávkou
• Na přijaté faktuře máme přehled, co obsahuje, resp. na jaké zboží či služby byla fakturována

Nebojte se, s možností pořizování řádků se faktury přijaté nestávají složitějšími. Stále zůstává možnost zapisovat závazky bez řádků, tak jako dosud. Navíc jsou tu ale i další způsoby.

Jaké jsou tedy možnosti zápisu přijaté faktury?

Systém DUNA umožňuje pořízení přijaté faktury nyní ve čtyřech základních režimech práce:

• Ruční tvorba faktury bez řádků jako dosud – faktura je tvořena kompletně ručním zadáním údajů do hlavičky a rozpisu dokladu, bez načítání jakýchkoliv dalších údajů
• Ruční tvorba faktury včetně zadávání řádků – faktura je tvořena kompletně ručním zadáním, včetně pořízení řádků, k dispozici máme jak textové, tak skladové řádky
• Načtením údajů včetně řádků ze skladové příjemky – lze načíst údaje, včetně řádků, z jedné nebo několika dříve pořízených příjemek. Do faktury se nám přenese jak hlavička, tak řádky, čímž si usnadníme práci. Navíc takto vytvořená faktura zapíše při uložení číslo faktury a částku z faktury do souvisejících příjemek.
• Načtením údajů včetně řádků z vystavené objednávky – lze načíst údaje, včetně řádků, z jedné nebo několika dříve pořízených vystavených objednávek. Takto vytvořená faktura zapíše dodatečně číslo faktura a částku do souvisejících vystavených objednávek, tak jako u předchozího způsobu.

Věříme, že nové možnosti při zápisu přijatých faktur v evidenci závazky neujdou Vaší pozornosti, vyzkoušíte si je a shledáte je přínosnými pro Vaši práci.